En esta noticia nos centramos en analizar los gastos fiscalmente deducibles en el IRPF para autónomos que tributáis en el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada, que es la más habitual.
Los gastos deducibles en el IRPF son aquellos que Hacienda te permite deducir de tus ventas e ingresos para calcular el beneficio de tu actividad, que es sobre el que se aplicará el porcentaje de IRPF que te corresponda.
Los requisitos que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:
- Deben ser gastos vinculados a la actividad económica.
- Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.
- Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.
A continuación, relacionamos los gastos más habituales que debes considerar si eres autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda para 2025:
- Consumos de explotación: compras de mercancías, materias primas y auxiliares, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras – existencias finales.
- Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
- Cuota de autónomos: como gasto necesario para el ejercicio de la actividad económica, la cuota de autónomos es deducible en la declaración del IRPF.
- Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
- Arrendamientos: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
- Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) puede acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc. de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción, generalmente, irrisoria.
- Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
- Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
- Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura o documento equivalente.
- Otros servicios exteriores: gastos en transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
- Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).
- Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
- Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades.
- Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
- Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: se establece el porcentaje de los gastos de difícil justificación en el 5% del rendimiento neto previo con el tope anual de 2.000 euros.
Ojo, hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. En estas partidas Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad:
- Local u oficina, en alquiler. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.
- Ofician en vivienda propia. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA. Además, Hacienda es suele pedir contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda. En cuanto a los suministros, como ya hemos visto, si trabajas desde casa puedes acogerse al 30% de deducción de los suministros (agua, luz, internet) de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad.
- Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro. A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas.
- Teléfono móvil. Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.
- Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis. Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda. Por otra parte, el gasto en dietas por comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo límites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida. En viajes de trabajo fuera de dónde resides no plantea problemas, pero cuidado porque Hacienda no admite deducciones por dietas si el gasto se ha realizado en el municipio dónde residas.
- Gastos de vestuario. Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.
Y muy importante, ten en cuenta que hay gastos fiscalmente no deducibles:
- Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Donativos y liberalidades.
- Pérdidas del juego.
- Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
- IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.
